Privatlivspolitik

Om denne politik

Hvem der er ansvarlig. rodnet.ai ApS (CVR 46686446, Horsens) er dataansvarlig for de personoplysninger, der er beskrevet her. Skriv til support@rodnet.ai, hvis du har spørgsmål, eller vælg “Persondata” i vores supportformular. Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver.

Hvad den dækker. Politikken dækker rodnet.ai og disse apps:

• Roster (checkroster.com)
• Bavn (bavnscan.com)
• signplume (signplume.com)
• Docplume (docplume.com)
• riffquiz (riffquiz.app)

Den beskriver, hvad vi indsamler om dig, når du besøger webstederne, har en konto, spiller en quiz eller kontakter os.

Hvad den ikke dækker.

• bizdex har sin egen privatlivspolitik på bizdex.dk/privatliv, fordi bizdex også offentliggør data fra offentlige registre.
• Det, din organisation lægger ind i en app, fx tjeklister, scanningsmål og -resultater, medarbejderkataloger, dokumenter og de mails, der går gennem signplumes relæ. For det indhold er din organisation dataansvarlig, og vi er dens databehandler efter vores databehandleraftale. Spørgsmål om det skal gå til den organisation, der bruger appen. Får vi en henvendelse, sender vi den videre til dem.

Hvad vi indsamler, og hvorfor

Din konto

Når du opretter en konto i Roster, Bavn, signplume eller Docplume, gemmer vi:

• din e-mailadresse, og i Roster, Bavn og Docplume også dit navn
• din adgangskode, kun som en envejs-hash, vi ikke kan læse tilbage
• din organisations navn i de apps, der har organisationer (Bavn, signplume og Docplume)
• hvornår du accepterede vores vilkår og databehandleraftale, og hvilke versioner

Afsnittet om hver app nedenfor viser, hvad den ellers gemmer. Vi bruger kontooplysningerne til at give dig kontoen og de funktioner, du beder om, til at logge dig ind og til at sende dig de mails, kontoen kræver.

Retsgrundlag: vores aftale med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).

Mails, vi sender dig

Apps’ene sender de mails, en konto kræver, fx:

• bekræftelse af din e-mailadresse
• nulstilling af adgangskode, login-links og login-koder
• invitationer fra kolleger
• meddelelser om den tjeneste, du bruger

Docplume sender også ejere og administratorer en kort række mails om at komme i gang og en ugentlig opsummering; se Docplume.

Alle vores mails sendes gennem vores egen postserver, mail.rodnet.ai. Vi sender ingen nyhedsbreve, og vores mails indeholder ingen sporingspixels.

Login og sikkerhed

• Sessioner. En cookie holder dig logget ind (se Cookies). I Roster, Bavn og Docplume indeholder sessionen på vores server også din IP-adresse og browserens navn. Den udløber 2 timer efter din seneste aktivitet og slettes derefter automatisk.
• Beskyttelse mod misbrug. Vi tæller forsøg på login, oprettelse og formularer pr. forbindelse for at forhindre gætteri på adgangskoder og spam. Tællerne bruger din IP-adresse eller en hash af den og udløber inden for minutter til et døgn.
• Serverlogs. Nogle af vores webservere skriver en teknisk loglinje for hver forespørgsel: IP-adresse, den side, der blev hentet, tidspunkt og browserens navn. Vi bruger loggene til at holde tjenesterne kørende og sikre. De roteres automatisk og erstattes, hver gang en app opdateres, så vi gemmer dem ikke på længere sigt. Fejllogs fra apps’ene gemmes i op til 30 dage.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at holde tjenesterne og din konto sikre (artikel 6, stk. 1, litra f).

Betaling for et abonnement

Betalte abonnementer i signplume og Docplume betales gennem Stripe.

• Du indtaster dine kortoplysninger på Stripes egen betalingsside, og de når aldrig frem til os.
• Vi giver Stripe en e-mailadresse til fakturering og vores interne nummer for din organisation. I signplume er det e-mailadressen på den administrator, der tegner abonnementet. I Docplume er det den faktureringsmail, du angiver, og vi giver også Stripe det faktureringsnavn, den adresse og det momsnummer, du angiver.
• Vi gemmer det kundenummer, Stripe giver os, abonnementets status og, i Docplume, de faktureringsoplysninger, du har angivet, samt korttype og kortets sidste fire cifre.
• Stripe behandler betalingsoplysninger som selvstændig dataansvarlig efter sin egen privatlivspolitik.

Vi opbevarer fakturaer og betalingsoplysninger i fem år efter udgangen af det regnskabsår, de hører til, som bogføringsloven kræver.

Retsgrundlag: vores aftale med dig (artikel 6, stk. 1, litra b) og vores retlige forpligtelse til at føre regnskab (artikel 6, stk. 1, litra c).

Et kort spørgsmål om, hvad du prøver at få gjort

I Roster, Bavn og signplume spørger vi af og til brugere, der er logget ind, om én ting: hvad de prøver at få gjort med appen. Spørgsmålet kommer fra vores egen tjeneste på intent.rodnet.ai.

• For at vide, hvem vi har spurgt og hvornår, får tjenesten dit kontonummer og din e-mailadresse. I signplume får den også din organisations navn.
• Den husker, om du svarede, udsatte eller sagde nej tak.
• Svarer du, gemmer vi svaret sammen med den side, du var på (uden forespørgselsstrengen), og din browsers sprog.
• Den gemmer hverken IP-adresse eller oplysninger om din browser.

Vi bruger svarene til at forbedre apps’ene.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at forstå, hvad vores brugere har brug for (artikel 6, stk. 1, litra f). Du kan sige nej tak til spørgsmålet for altid, og vi sletter dine svar, hvis du beder os om det.

Webstatistik

Vi måler brugen af vores websteder med Umami, som vi selv driver på pulse.rodnet.ai. Den sætter ingen cookies og gemmer intet i din browser.

Det registreres for hver sidevisning:

• sidens adresse og titel
• det websted, du kom fra
• browser, styresystem, enhedstype, skærmstørrelse og sprog
• land, region og by, slået op ud fra din IP-adresse

Selve IP-adressen gemmes ikke, og statistikken forlader aldrig vores servere. Vi tæller også navngivne hændelser, fx et klik på “Opret konto”, uden dit navn eller din e-mailadresse.

Hvor den kører:

• alle sider på rodnet.ai og riffquiz
• forsiden af signplume.com og de sider, dens annoncer fører til, med kampagneoplysningerne i adressen (kilde, kampagne, annonceversion og søgeord), men aldrig en annonces klik-id
• de offentlige sider, login-siderne og selve appen, når du er logget ind, i Roster, Bavn og Docplume

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at vide, hvordan vores websteder og apps bliver brugt, så vi kan forbedre dem (artikel 6, stk. 1, litra f). Statistikken indeholder intet, der identificerer dig, så vi gemmer den uden en fast slutdato.

Når du kommer fra en af signplumes annoncer

signplume annoncerer på Google Søgning. Når du klikker på en af annoncerne, tilføjer Google et klik-id til adressen, og den side, du lander på, registrerer:

• klik-id’et og dets type
• kampagneoplysningerne i adressen: kilde, kampagne, annonceversion og søgeord
• det område, Google oplyser, at klikket kom fra, fx en by eller region
• hvilken side, og hvilken version af den, du så
• om sidens script kørte, om du bevægede markøren, scrollede eller skrev på den, om din browser oplyste, at den var automatiseret, og om den hentede siden på forhånd, før du klikkede, så vi kan skelne mellem mennesker og bots
• om du brugte telefon, tablet eller computer, men ikke din browsers detaljer

Vi sætter ingen cookie til det og gemmer ikke din IP-adresse. Opretter du derefter en konto, knytter vi besøget til din organisation og noterer, hvornår dens første signatur er i brug, og hvornår den betaler.

Hver dag henter Google Ads en liste over, hvilke klik der førte til en tilmelding, en første signatur i brug eller en betaling. Listen indeholder kun klik-id’et, tidspunktet, et tilfældigt ordrenummer og, for en betaling, beløbet uden moms. Intet navn, ingen e-mailadresse og ingen virksomhed sendes til Google. Vi gør det for at lære, hvilke annoncer der er værd at betale for.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at vide, hvilke af vores annoncer der virker (artikel 6, stk. 1, litra f). Du kan til enhver tid gøre indsigelse ved at skrive til os. Google bruger listen som selvstændig dataansvarlig efter Googles privatlivspolitik. Et besøg, der ikke fører til en konto, slettes efter 90 dage.

Når du kontakter support

Supportformularen beder om din e-mailadresse, et emne, en besked og, hvis du vil, dit navn.

• Vi gemmer dem sammen med den app og kategori, du valgte, og bruger dem kun til at svare dig.
• Vi bruger kortvarigt din IP-adresse til at begrænse, hvor mange sager én forbindelse kan sende. Vi gemmer den ikke sammen med sagen.
• Vi sletter sagen og vores mailkorrespondance om den senest 24 måneder efter den seneste aktivitet.

I Docplume sender “Kontakt support” inde i appen os din besked pr. mail sammen med din organisation, den side, du var på, og browserens navn.

Retsgrundlag: at besvare din henvendelse (artikel 6, stk. 1, litra b eller f). Handler henvendelsen om dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, er det også vores retlige forpligtelse at registrere den (artikel 6, stk. 1, litra c).

AI-assistenter, du kobler på

Bavn, signplume og Docplume lader dig koble en AI-assistent, fx Claude, ChatGPT eller Microsoft Copilot, til din konto.

• Gør du det, modtager assistentens udbyder de data, du beder den hente, og det kan omfatte dit navn og din e-mailadresse. Det sker efter din egen aftale med udbyderen.
• Vi fører i 90 dage en log over, hvilken assistent der brugte hvilket værktøj og hvornår, så du kan se det i appen.
• Du kan koble en assistent fra når som helst.

Retsgrundlag: vores aftale med dig (artikel 6, stk. 1, litra b).

Hvad hver app tilføjer

Roster

• Din konto indeholder dit navn, din e-mailadresse og hashen af din adgangskode. Hver konto har sit eget private arbejdsområde, og der er ingen teams.
• Mails: kun bekræftelse af e-mailadresse og nulstilling af adgangskode.
• Ingen betaling.
• Sletning af din konto: der er endnu ingen sletteknap. Skriv til os, så sletter vi den inden for 30 dage.

Bavn

• Din konto indeholder dit navn, din e-mailadresse, hashen af din adgangskode og det navn, du giver din organisation.
• Mails: kun bekræftelse af e-mailadresse.
• Lokale agenter. Installerer du en Bavn-agent i dit netværk, rapporterer den sin version, de private netværk, den kan se, og den offentlige IP-adresse, den forbinder fra. Det behandles som din organisations indhold efter databehandleraftalen.
• Ingen betaling.
• Sletning af din konto: der er endnu ingen sletteknap. Skriv til os, så sletter vi den inden for 30 dage.

signplume

• Din konto indeholder din virksomheds navn, din arbejdsmail og hashen af din adgangskode.
• Hvordan du fandt os. Når du opretter dig, gemmer vi, hvor du kom fra: kampagneoplysningerne i adressen, det henvisende websted, den første side, du så, og typen af et eventuelt klik-id fra en annonce. Kom du fra en af vores annoncer, knyttes besøget beskrevet ovenfor til din organisation.
• Login. Du kan logge ind med adgangskode eller med et link, vi mailer til dig. Hvor det tilbydes, kan du også logge ind med Google eller Microsoft. Så modtager vi kun din bekræftede e-mailadresse fra dem og gemmer intet andet.
• Totrinslogin. Slår du totrinslogin til, gemmer vi nøglen til din godkendelsesapp og dine gendannelseskoder.
• Session. Sessions-cookien varer 30 dage. signplume gemmer ikke din IP-adresse.
• Mail-log. For hver mail, signplume sender dig, registrerer vi adressen, typen af mail og om den blev leveret. Vi bruger det til at stoppe med at sende til adresser, der afviser mails, og gemmer det, så længe kontoen findes.
• Outlook-tilføjelsesprogrammet. Det kører inde i dit Outlook og henter Microsofts Office-bibliotek fra Microsoft.
• Sletning af din konto: der er endnu ingen sletteknap. Skriv til os, så sletter vi den inden for 30 dage.

Docplume

• Din konto indeholder dit navn, din virksomhed, din e-mailadresse og hashen af din adgangskode. Slår du totrinslogin til, indeholder den også nøglen til din godkendelsesapp og dine gendannelseskoder, begge krypteret.
• Enheder, der er logget ind. Under dine kontoindstillinger kan du se dine sessioner med deres IP-adresse og browser. Parrer du Docplumes skrivebordsapp, gemmer vi enhedens navn (som standard computerens navn), platform, appens version, og hvornår den sidst var i brug.
• Mails om at komme i gang. Ejere og administratorer af en ny organisation får en kort række mails om at komme i gang, og ejere får en ugentlig opsummering de første otte uger. Hver mail har et link, så du med ét klik kan framelde den slags mails. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at hjælpe dig i gang med en tjeneste, du har tilmeldt dig (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Feedback om produktet. Vi registrerer, hvilke funktioner hver bruger er begyndt at bruge, så appen kan foreslå næste skridt, og den score eller kommentar, du giver, når vi spørger, hvor sandsynligt det er, at du vil anbefale Docplume. Kommentarer når frem til os med dit navn og din organisations navn. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at forbedre Docplume (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Delte links. Åbner du et dokument, nogen har delt med dig, gemmer vores server en session med din IP-adresse og browserens navn. Den udløber 2 timer efter din seneste aktivitet og slettes derefter automatisk. Vi gemmer intet andet om dig.
• Sletning af din konto: du kan selv slette din konto under kontoindstillinger og først hente dine kontodata som en fil samme sted. Er du den sidste ejer af en organisation, skal du først slette organisationen eller overdrage den. En slettet organisation fjernes efter 30 dage.

riffquiz

• Ingen konti. riffquiz har hverken konti eller login.
• Dit spillernavn. Skriver du et, gemmer vi det sammen med din score og dine svar. Det vises på quizzens resultatliste for alle, der har linket til quizzen. Lad feltet stå tomt for at spille som “Anonymous”.
• Opbevaring. Navne, scorer og svar gemmes, så længe quizzen findes. Skriv til os, hvis du vil have dine fjernet.
• Tredjeparter, din browser kontakter. De får din IP-adresse som en del af forespørgslen, som ved ethvert websted, du besøger:
  • Apple: når du spiller et spørgsmål, afspilles uddraget af sangen direkte fra Apples servere.
  • Google: riffquiz henter sine skrifttyper fra Google Fonts.
• Retsgrundlag: at afvikle den quiz, du deltager i (artikel 6, stk. 1, litra b).

Hvem der modtager dine data

• Hetzner Online GmbH, Tyskland, driver alle vores servere, databaser og sikkerhedskopier som vores databehandler.
• Stripe, når du betaler for et abonnement, som beskrevet ovenfor.
• Google, som henter signplumes liste over annonceklik, der førte til en tilmelding, en første signatur eller en betaling, som beskrevet ovenfor.
• Google eller Microsoft, hvis du vælger at logge ind i signplume med dem.
• Udbyderen af en AI-assistent, du selv kobler på.
• Apple og Google, når du spiller riffquiz, som beskrevet ovenfor.
• Offentlige myndigheder, hvor loven kræver, at vi udleverer data.

Vi sælger aldrig personoplysninger og bruger dem aldrig til at målrette annoncer. Ingen af vores apps indeholder annonce- eller sporingskode fra andre virksomheder. signplume fortæller fra vores egen server Google Ads, hvilke af dens annonceklik der førte til en tilmelding, som beskrevet ovenfor.

Overførsler uden for EU

Alle vores servere og sikkerhedskopier står i Tyskland. Personoplysninger forlader kun EU i disse tilfælde:

• når du betaler gennem Stripe, som kan overføre data til USA efter sine egne garantier
• når du vælger at logge ind med Google eller Microsoft eller at koble en AI-assistent på, der drives uden for EU
• når din browser henter sanguddrag fra Apple eller skrifttyper fra Google i riffquiz
• når Google Ads henter signplumes liste over annonceklik, der førte til en tilmelding, en første signatur eller en betaling

Hvor længe vi gemmer data

Cookies

Vi sætter ingen sporings-, annonce- eller tredjepartscookies, og vores webstatistik bruger ingen cookies. Derfor viser vi intet cookiebanner.

De cookies, vi sætter, er nødvendige for at logge dig ind og beskytte formularer:

rodnet.ai og riffquiz sætter ingen cookies.

Lager i browseren. Roster, Bavn og Docplume gemmer dine visningsvalg, fx lyst eller mørkt tema og om sidemenuen er åben, i din browsers lokale lager. signplume bruger kortvarigt sessionslageret under totrinslogin.

Dine rettigheder

Du har ret til at:

• se de personoplysninger, vi har om dig
• få dem rettet
• få dem slettet
• begrænse, hvordan vi bruger dem
• få dem udleveret i et format, du kan tage med videre
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f)

Vil du bruge en af rettighederne, så skriv til support@rodnet.ai eller vælg “Persondata” i vores supportformular. Vi svarer inden for en måned.

Mener du, at vi behandler dine data forkert, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

Vi træffer ingen afgørelser om dig, der alene bygger på automatisk behandling, og vi profilerer dig ikke.

Ændringer af politikken

Vi offentliggør enhver ændring på denne side med et nyt versionsnummer og en ny dato. Politikken findes på engelsk og dansk. Hvis de to versioner er forskellige, har den engelske version forrang.

Version. Version 1.0, gældende fra 22. oktober 2026, første udgave.